NAMA : ADE DAMAYANTI
NPM : 10213129
KELAS : 3EA33
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PT. INDOFOOD
ERP Pada PT. INDOFOOD
ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan
termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. SAP
adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia
untuk software ERP, termasuk yang digunakan pada PT Indofood.
Karakter Sistem ERP sering disebut sebagai Back Office
System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce , Customer
Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik,jika didukung
aplikasi dan infrastruktur komputer baik Hardware / software sehingga pengolahan
dapat dilakukan dengan mudah. ERP berkembang dari Manufacturing Resource
Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material
Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara
modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan
(inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti bahwa
sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya
manusia.
ERP
Implementation in PT Indofood
PT Indofood adalah perusahan pemroduksi mie instan terbesar
di dunia, dengan 14 pabrik termsuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga
beroperasi di Cina dan Nigeria ini menjual lebih dari 8 miliar paket mie instan
tiap tahunnya. Disamping mie instan, PT Indofood juga mengembangkan variasi
produk ke ranah snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi, maupun soft drink.
Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar ke
depannya menyebabkan Enterprise Resource Planning (ERP)
merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Sebagai contoh kecil,
tiap divisi harus menyesuaikan production plans mereka sehingga ketersediaan
segala jenis bumbu untuk kebutuhan segala varian mie instan dapat terpenuhi.
Sedangkan pada waktu yang sama, kondisi inventory di gudang harus tetap dijaga seminimal
mungkin. Untuk itu sangat diperlukan aplikasi ERP untuk mengatur
kondisi-kondisi tersebut secara terintegrasi hingga ditunjuklah SAP Service
sebagai implementor ERP.
Hardware
Platform for SAP R/3
Indofood membuat tiga buah kriteria pemilihan platform yang
meliputi aspek reliability, scalability, dan kemudahan management. Dari
kriteria tersebut terpilihlah IBM i Series sebagai platform
hardware yang digunakan dengan operating system IBM oS/400 dan database dB2 karena
memenuhi ketiga kriteria persyaratan sehingga diyakini dapat membantu PT
Indofood mengoptimalkan solusi ERPnya.
ERP
Implementation Area, Usage, and Its Functions
Dengan mengadopsi SAP R/3 versi 4.6C, berikut adalah
cakupan implementasi ERP yang dilakukan pada PT Indofood:
1.
Financial
o Financial Accounting (FI) : menyediakan pengukuran secara
kontinu terhadap profitabilitas dan kinerja keuangan perusahaan berdasarkan
transaksi internal maupun eksternal.
o Controlling (CO) : mendukung empat kegiatan operasional, yang meliputi
pengendalian capital investment, pengendalian aktivitas keuangan perusahaan
serta memonitor dan merencanakan pemabayaran, pengendalian pendanaan, dan juga
pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan.
o
Investment Management (IM) : menyediakan analisis kebijakan investasi
jangka panjang dan fixed assetsdari perusahaan untuk membantu
proses pengambilan keputusan.
o Treasury (TR) : mengintegrasikan atara cash management dan cash
forecasting dari aktivitas, logistik, dan transaksi keuangan.
o
Enterprise Controlling (EC ): memberikan akses bagi Enterprise Controller kepada Information
Warehouse mengenai hal-hal eperti kondisi keuangan perusahaan, hasil
dari perencanaan dan pengendalian perusahaan, investasi, maintenance dari
aset perusahaan, akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan, kondisi pasar yang
berkaitan dengan pengambilan keputusan (market size, market share, dan competitor
performance), serta faktor-faktor struktural dari proses bisnis (struktur
biaya, financial accounting, danprofitability analysis)
2.
Logistics
o
Logistics Execution (LE) : pengaturan logistik dari purchasing hingga
distribusi. Dari purchase requisition, good receipt, hingga delivery dengan
informasi yang terintegrasi dengan modul-modul lainnya.
o Sales and Distribution (SD) : membuat struktur data yang mampu
merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan
kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang baik dalam periode akuntansi
berikutnya.
o Materials Management (MM) : membantu manajemen dalam aktivitas
sehari-hari dalam aspek konsumsi material, energi, dan servis terkait.
o Plant Maintenance (PM) : mendukung dan mengontrol
pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efekti, mengatur data perawatan, dan
mengintergrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang
sedang berjalan.
o
Production Planning and Inverntory
Comtrol (PP) :
merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai dengan proses delivery
produk.
o Quality Management (QM) : berfungsi menyediakan master data
berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.
o Project System (PS) : mendukung perencanaan pendahuluan
terhadap waktu dan value, perencanaan detail menggunakan cost element/unit
costing, menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan,
koordinasi dari resourced melalui otomatisasi permintaan material, manajemen
inventory, network planning (SDM, kapasitas, material, operating resources, dam
servis), monitoring material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan,
evaluasi akhir proyek dengan analisis hasil dan perbaikan.
3.
Human Resources
Secara
umum membantu dalam memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif terhadap
salary, benefit, dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan, melindungi
data personalia dar pihak luar, serta membangun sistem rekruitmen dan
pembanguna SDM yang efisien melalui manajemen karir. Meliputi:
o Personnel
Management (PA)
o Personnel
Time Management (PT)
o Payroll
(PY)
o Training
and Event Management (PE)
o Organizational
Management (OM)
o Travel
Management (TM)
ERP
Implementation Significancy in PT Indofood
Beberapa
perubahan berupa manfaat yang signifikan di luar features dan fungsi yang
dijabarkan adalah:
-
Meningkat drastisnya ketepatan
antara supply dengan demand konsumen pada tiap area distribusi
-
Distribusi informasi yang
terintegrasi sehingga mempercepat alur informasi sekaligus memberikan data
akurat yang dibutuhkan untuk tiap jenjang pengambilan keputusan di tiap lini
divisi.
-
Meningkatkan efisiensi biaya
-
Mengurangi biaya administrasi
melalui efektifitas metode manajemen pengarsipan dan distribusi data terpadu.
Ø Implementasi SAP pada PT Indofood
Indofood adalah perusahaan pemroduksi mie instant terbesar didunia,
dengan 14 pabrik termasuk di Indonesia sendiri. Perusahaan yang juga beroperasi
di Cina dan
Nigeria menjual lebih dari 8 miliar paket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa
variasi porduk antara lain snack,kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan
soft drink.Cakupan bisnis perusahaan
Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat. Enterprise Resource Planning (ERP)
merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Gunawan Samahita,
Chief Information and Knowledge Officer Indofood,menjelaskan “Perbedaan varian
dari mie instant harus berisi bumbu yang tepat yang di produksi oleh Food
Ingredient Division (FID).Setiap divisi harus menyesuaikan rencana produk
(Production Plans) mereka sehinggaakan
selalu tersedia segala jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian darimie
instant. Pada waktu yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan
digudangseminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat
diatur dandijadwalkan dengan sebaik mungkin.Dari Perencanaan dan Kontrol
Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi bisnis, Indofood
mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply
Chain Management (SCM) danmySAP Business Intelligence dengan SAP Business
Information Warehouse (SAPBW)
Ø Tetap
Mempertahankan Platform
Ketika
memilih platform dari system ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara
lain reliability, scalability, dan
kemudahan manajemen. Dengan melihat criteria itu, terpilihlah IBM
iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memilikikeamanan, skalability dan efisiensi biaya dalam
mendukung SAP, dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi
nilai dari solusi SAP.Ketika Indofood memperluas inti dari system SAP R/3 untuk
memasukkan SAP BW dan SAP APO, tidak ada
yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platformserver. Data SAP
tersimpan dan diatur oleh IBM DB2 Database Management.Gunawan mengatakan,
“iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memilikikemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu,
merupakan pilihan logis jika kami tetap mempertahankan teknologi dari
IBM ini. iSeries memberikan virtually trouble-free
operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan kriteriakami
yaitu scalability, reliability, dan maintainability.”
Ø Menyesuaikan Minat Konsumen
Agar mendapatkan efisiensi produksi
yang luar biasa dan memaksimalkan pendapatan, Indofood harus dapat jeli
melihat keinginan konsumen sebaik mungkin diwaktu yang akan datang. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapat
menganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat
perubahan pola yang terjadi dalam minat konsumen dan kemudian
merespon secara efektif.“Sebagai contoh,
kita dapat menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laristerjual di
kota Sukabumi atau rasa apa saja yang tidak laku di Sibolga,
sehingga kitadapat mengirimkan jenis rasa mie instant yang tepat ditempat yang
dituju, sehinggaakan meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi
yang mendetaildengan sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan
bisnis yang vital.”
Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP
APO dimana ia akan memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang
harus di produksi, berapa jumlahnya
dan di pabrik mana akan diproduksi.
Ø Integrasi Sistem Hilir
Dengan
sistem ERP kelas dunia, indofood telah memulai untuk perencanaan kedepan,
bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya.
Salah satu tujuan bisnisnya saat ini adalah untuk mengelompokkan
pelanggan-pelanggan dengan lebih akurat, kemudian melayani kelompok sesuai
dengan minatnya masing-masing dan akan bekerja lebih erat dengan para
distributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan untuk meningkatkan
perencanaan kapasitas dan membantu meningkatkan efisiensi serta mengurangi
biaya. Sudah jelas bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan
untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan
interoperabilitas aplikasitermasuk warisan sistem dan aliran data realtime
melalui berbagai sistem ERP.
Pengarsipan Dokumen
Akhirnya Indofood juga melakukan
penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan menggunakan IBM Content Manager
Common Store untuk SAP. Software ini bertindak sebagai pengarsipan manajemen
data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan dokumen SAP dan non SAP ke arsip tunggal untuk
memaksimalkan efisiensi sistem dan mwngurangi biaya administrasi. Dengan
menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP, perusahaan mampu
mengurangi kekbutuhan penyimpanan dokumen, serta tetap mempertahankan kemampuan
untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan.
